COVID-19 : AG et CA, options jusqu’au 30 juin !

Régime Optionnel pour les AG et CA convoqués entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020 même si les réunions ont lieu après le 30 juin 2020.

 

  1. Tenue des assemblées générales

 

Le CA peut imposer, même en l’absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

1° en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance ; et
2° en donnant une procuration avant l’assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.

 

  • Le vote à distance

Pour le vote par correspondance, les asbl se conforment à leurs statuts, ou, à défaut de disposition statutaire, le vote se fait par correspondance ou par le site internet de l’asbl, au moyen d’un formulaire mis à disposition par l’asbl.

Le formulaire de vote à distance doit reprendre au moins les mentions suivantes :

 

  1. le nom ou la dénomination du membre et son domicile ou siège;
  2. l’ordre du jour de l’assemblée, en ce compris les propositions de décision;
  3. le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à l’asbl;
  4. la signature du membre sous forme manuscrite ou par un procédé de signature électronique.

 

Les formulaires dans lesquels ne seraient mentionnés ni le sens d’un vote ni l’abstention, sont nuls. En cas de modification, en assemblée, d’une proposition de décision sur laquelle un vote a été exprimé, le vote exprimé à distance n’est pas pris en considération.

 

Le formulaire de vote par correspondance doit parvenir à l’asbl dans le délai fixé par ou en vertu des statuts ou, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’assemblée générale. Le vote sous forme électronique peut être exprimé jusqu’au jour qui précède l’assemblée.

 

Ce formulaire, tant pour une signature sous forme manuscrite que par un procédé de signature électronique, peut être adressé à l’asbl à l’adresse électronique de celle-ci ou à l’adresse électronique spécifique indiquée dans la convocation à l’assemblée générale. Le vote par un site internet peut être exprimé jusqu’au jour qui précède l’assemblée.

 

Le formulaire de vote à distance adressé à l’asbl pour une assemblée vaut pour les assemblées successives avec le même ordre du jour.

 

Pour le calcul des règles de quorum et de majorité, seuls sont prises en compte les votes à distance exprimés par des membres qui satisfont aux formalités d’admission à l’assemblée (être en règle de paiement de cotisations par exemple).

Le membre qui a exprimé son vote à distance, que ce soit par correspondance ou sous forme électronique, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée pour le nombre de voix exprimées à distance.

 

Les formulaires de vote à distance, par correspondance ou sous forme électronique, qui sont parvenus à l’asbl antérieurement à la publication d’un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l’ordre du jour qu’ils couvrent.

Par  contre, le vote exprimé à distance sur un sujet à traiter inscrit à l’ordre du jour qui fait l’objet d’une proposition de décision nouvelle n’est pas pris en considération.

 

  • La procuration

 

Le CA peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et des associations ou, le cas échéant, prévues par d’autres lois ou règlements particuliers si celles-ci s’appliquent.

 

Ce mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte du membre qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour.

 

Si l’asbl a déjà reçu une procuration valable contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n’est ni l’asbl, ni une autre personne désignée par son CA, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans qu’il soit nécessaire que ce mandataire soit présent.

 

Les documents pourront être envoyés à l’adresse indiquée par l’asbl, par tous moyens, en ce compris par l’envoi d’un courrier électronique accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.

 

Les asbl peuvent imposer que ces documents leur parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.

 

Lorsqu’une asbl met en œuvre le vote à distance, elle peut, au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, interdire toute présence physique de membres ou d’autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’assemblée générale, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne les membres du bureau de l’assemblée générale, si un tel bureau est constitué, les membres du CA, le commissaire et la personne à laquelle, le cas échéant, une procuration aurait été donnée.

 

Les asbl sont également autorisées à mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique, même en absence d’autorisation statutaire.

 

L’asbl doit être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité du membre de la manière définie par les statuts ou en vertu de ces derniers. Des conditions supplémentaires peuvent être associées à l’utilisation du moyen de communication électronique par les statuts ou en vertu de ces derniers, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique.

Le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. Les statuts peuvent prévoir que le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres de participer aux délibérations et d’exercer leur droit de poser des click here questions.

 

La convocation à l’assemblée générale contient une description claire et précise des procédures statutaires ou établies en vertu des statuts relatives à la participation à distance à l’assemblée générale. Le cas échéant, ces procédures sont rendues accessibles à tous sur le site internet de l’asbl.

Les modalités suivant lesquelles il est constaté qu’un membre participe à l’assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme présent, sont définies par les statuts ou en vertu de ceux-ci.

Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote.

Les membres du bureau de l’assemblée générale, les administrateurs et le commissaire ne peuvent pas assister par voie électronique à l’assemblée générale.

 

Lorsqu’une asbl met en œuvre le vote à distance, elle peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations.
Elle peut également imposer que les membres communiquent leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale. Le CA répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote, ou oralement lors de l’assemblée générale s’il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de l’assemblée par conférence téléphonique ou vidéo, accessible à toute personne ayant le droit de participer à l’assemblée générale, ou de faire usage d’un moyen de communication électronique.

 

La publication des réponses aux questions écrites se fait de manière à ce qu’elle soit raisonnablement portée à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale.

 

Lorsqu’une asbl met en œuvre le vote à distance, les membres du bureau de l’assemblée générale, si un tel bureau est constitué, les membres du CA, le commissaire et la personne à laquelle, le cas échéant, une procuration aurait été donnée, peuvent valablement participer à distance à l’assemblée, en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo, et remplir leurs fonctions relatives à l’assemblée générale de cette manière. Les asbl ne sont pas obligées d’organiser une participation selon les mêmes modalités pour les membres ou les autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, au cas où elles ne peuvent garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées.

 

L’asbl peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée lors de l’entrée en vigueur ces dispositions légales pour mettre en œuvre ces dispositions ou pour modifier le lieu de l’assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l’assemblée générale s’appliquent à nouveau.

 

Les asbl veillent, dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’asbl ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

 

  1. Faculté de report des assemblées générales, de l’approbation et du dépôt des comptes annuels et de la publication des informations périodiques

 

Le CA qui le souhaite peut reporter l’assemblée générale ordinaire (assemblée qui approuve les comptes) ou, en ce qui concerne les fondations, l’approbation des comptes annuels, à une date ultérieure, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée.

Les asbl veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’asbl ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

Pour l’application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.

 

La règle est que les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice. Ces six mois sont prolongés de 10 semaines.

 

Pour autant que de besoin, il est précisé que le CA qui le souhaite peut reporter à la date de son choix toute autre assemblée générale déjà convoquée lors de l’entrée en vigueur des dispositions légales, à l’exception des assemblées convoquées lorsque l’actif net de l’asbl risque de devenir ou est devenu négatif, des assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire ou des assemblées convoquées à la demande de membres, lesquelles ne peuvent pas être reportées, mais peuvent se tenir selon les modalités prévues pour le vote à distance.

Les asbl veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité concernée ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

Pour l’application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.

  1. Tenue des CA

Toute décision d’un CA collégial peut, nonobstant toute disposition statutaire contraire, être prise par consentement unanime de l’ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication.

Toute réunion d’un CA collégial peut, même en l’absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.