COVID-19 et AG, extrait de l’Arrêté Royal du 9 avril 2020

Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19

CHAPITRE 2. – Des assemblées générales et réunions des organes d’administration


Section 1re. – Période durant laquelle les mesures du présent chapitre sont d’application et portée

Art. 4. Les dispositions prévues dans le présent chapitre sont d’application durant la période du 1er mars 2020 jusqu’au 3 mai 2020 inclus. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale de cette période.

Nonobstant l’alinéa 1er, une assemblée générale ou une réunion d’un organe d’administration convoquée avant la date finale visée à l’alinéa 1er peut être tenue conformément aux dispositions du présent chapitre même si elle a lieu après ladite date.

Les dispositions du présent chapitre mettent en place un régime optionnel. Les entités visées à l’article 5, alinéa 1er, qui choisissent de ne pas faire usage de l’une ou de l’autre des options ainsi offertes se conforment intégralement au régime qui leur serait autrement applicable en la matière.

Section 2. – Champ d’application

Art. 5. Le présent chapitre s’applique :

1° à toute société, association et personne morale régie par le Code des sociétés et des associations, par le Code des sociétés, par la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, par la loi du 31 mars 1898 sur les unions professionnelles, et par la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d’application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l’institution d’un groupement européen d’intérêt économique, et à tout organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle, nonobstant toute disposition légale, réglementaire ou statutaire contraire ;

2° aux personnes morales constituées par ou en vertu d’une loi ou d’un règlement particulier, pour autant qu’elles disposent d’un organe d’administration ou d’une assemblée générale.
Le Roi peut rendre les dispositions du présent chapitre qui s’appliquent aux sociétés cotées applicables aux sociétés dont les actions ou les certificats se rapportant à ces actions sont négociés sur un système multilatéral de négociation visé à l’article 3, 10°, de la loi du 21 novembre 2017 relative aux infrastructures des marchés d’instruments financiers et portant transposition de la directive 2014/65/UE, ou sur un système organisé de négociation au sens de l’article 3, 13° de la loi précitée.

 

Section 3. – Tenue des assemblées générales

Art. 6. § 1er. L’organe d’administration peut imposer, même en l’absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

1° en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance ; et
2° en donnant une procuration avant l’assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.

En ce qui concerne l’alinéa 1er, 1°, l’organe d’administration des sociétés anonymes met à disposition un formulaire, ou publie celui-ci sur un site internet, conformément à l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations, dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.

Les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, se conforment à leurs statuts, ou, à défaut de disposition statutaire, à l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne les dispositions de celui-ci qui s’appliquent à toutes les sociétés anonymes, dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.

En ce qui concerne l’alinéa 1er, 2°, l’organe d’administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et des associations ou, le cas échéant, prévues par d’autres lois ou règlements particuliers si celles-ci s’appliquent. Ce mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l’actionnaire ou du membre qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour. Les dispositions du Code des sociétés et des associations relatives à la sollicitation publique de procurations ne s’appliquent pas dans le cadre du présent article.

Par dérogation à l’alinéa 3, si l’entité visée à l’article 5, alinéa 1er, a déjà reçu une procuration valable contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n’est ni l’entité visée à l’article 5, alinéa 1er, ni une autre personne désignée par son organe d’administration, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans qu’il soit nécessaire que ce mandataire soit présent.

Les documents visés par le présent paragraphe pourront être envoyés à l’adresse indiquée par l’entité visée à l’article 5, alinéa 1er, par tous moyens, en ce compris par l’envoi d’un courrier électronique accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. Ces documents doivent parvenir à la société cotée au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.

Les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, peuvent imposer que ces documents leur parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.

  • 2. Lorsqu’une entité visée à l’article 5, alinéa 1er, met en œuvre le paragraphe 1er, elle peut, au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, interdire toute présence physique d’actionnaires, de membres ou d’autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’assemblée générale, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne les personnes visées au paragraphe 4.

Les entités visées à l’article 5, alinéa 1er, sont également autorisées à mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique tel que visé à l’article 7 :137 du Code des sociétés et des associations en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations, même en absence d’autorisation statutaire.

  • 3. Lorsqu’une entité visée à l’article 5, alinéa 1er, met en œuvre le paragraphe 1er, elle peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n’y déroge pas.
    Elle peut également imposer que les actionnaires ou membres communiquent leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale. L’organe d’administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote, ou oralement lors de l’assemblée générale s’il choisit (i) d’organiser une diffusion en direct ou en différé de l’assemblée par conférence téléphonique ou vidéo telle que visée au paragraphe 4, accessible à toute personne ayant le droit de participer à l’assemblée générale, ou (ii) de faire usage du paragraphe 2, dernier alinéa.

Pour les sociétés cotées, qui choisissent de répondre aux questions par écrit conformément à l’alinéa précédent, la publication des réponses aux questions écrites se fait sur le site internet de la société.

Pour les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, la publication des réponses aux questions écrites se fait de manière à ce qu’elle soit raisonnablement portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale.

  • 4. Lorsqu’une entité visée à l’article 5, alinéa 1er, met en œuvre le paragraphe 1er, les membres du bureau de l’assemblée générale, si un tel bureau est constitué, les membres de l’organe d’administration, le commissaire et la personne à laquelle, le cas échéant, une procuration aurait été donnée en vertu du paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, peuvent valablement participer à distance à l’assemblée, en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo, et remplir leurs fonctions relatives à l’assemblée générale de cette manière. Le présent alinéa n’oblige pas les entités visées à l’article 5, alinéa 1er, à organiser une participation selon les mêmes modalités pour les actionnaires, les membres ou les autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, au cas où elle ne peuvent garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées.

Pour ce qui concerne les assemblées générales dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire en vue de la signature de click here l’acte :

1° dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, 1°, un seul membre de l’organe d’administration, dûment habilité, ou toute autre personne désignée par lui dans une procuration ; et/ou
2° dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, le mandataire désigné conformément à cette disposition ; dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 5, il n’est pas nécessaire que le mandataire participe à l’assemblée générale.

  • 5. L’entité visée à l’article 5, alinéa 1er peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée lors de l’entrée en vigueur du présent chapitre pour mettre en oeuvre le présent article ou pour modifier le lieu de l’assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l’assemblée générale s’appliquent à nouveau.

Pour les sociétés cotées, cette modification est annoncée par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l’assemblée générale.

Les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité concernée ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

  • 6. Les sociétés cotées sont dispensées de toute obligation de communiquer par courrier ordinaire la convocation et les autres documents devant être mis à la disposition des actionnaires et des autres personnes ayant le droit de les recevoir ou de les tenir à disposition au siège de la société. Les sociétés non cotées communiquent les documents conformément à l’article 2:32, à l’exception de l’alinéa 4, du Code des sociétés et des associations.

Section 4. – Faculté de report des assemblées générales, de l’approbation et du dépôt des comptes annuels et de la publication des informations périodiques

Art. 7. § 1er. L’organe d’administration qui le souhaite peut reporter l’assemblée générale ordinaire ou, en ce qui concerne les fondations, l’approbation des comptes annuels, à une date ultérieure conformément au présent article, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée.
Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société, au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale déjà convoquée.

Les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.
Pour l’application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.

  • 2. Dans le cas visé au paragraphe 1er, les périodes suivantes sont prolongées de dix semaines :

1° la période de six mois visée à l’article 3:1, § 1er, alinéa 2, la période de sept mois visée aux articles 2:99, alinéa 2, 3:10, alinéa 2, 3:12, § 1er, 3:13, alinéa 3, 3:26, § 2, 4°, a) et 3:35, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations, et les périodes de neuf, dix, douze et treize mois visées à l’article 3:13, alinéa 4, du Code des sociétés et des associations ;

2° la période de six mois visée à l’article 3:47, § 1er, alinéa 2, du Code des sociétés et des association

3° la période de six mois visée aux articles 3:51, § 1er, alinéa 1er et 11:12 du Code des sociétés et des associations.

Sont en outre prolongées de dix semaines :

1° la période de quatre mois visée à l’article 12, § 1er, la période de trois mois visée à l’article 13, § 1er et la période de six mois visée à l’article 14 de l’arrêté royal du 14 novembre 2007 relatif aux obligations des émetteurs d’instruments financiers admis à la négociation sur un marché réglementé ; et

2° la période de quatre mois visée à l’article 4, § 1er, alinéa 2, 4° de l’arrêté royal du 21 août 2008 fixant les règles complémentaires applicables à certains systèmes multilatéraux de négociation ; il est précisé que l’article 4, § 1er, alinéa 2, 3° de l’arrêté royal précité du 21 août 2008 s’applique compte tenu du 1° ci-dessus.

  • 3. Pour autant que de besoin, il est précisé que l’organe d’administration qui le souhaite peut reporter à la date de son choix toute autre assemblée générale déjà convoquée lors de l’entrée en vigueur du présent chapitre, à l’exception des assemblées convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif, des assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire ou des assemblées convoquées à la demande d’actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations, lesquelles ne peuvent pas être reportées, mais peuvent se tenir selon les modalités prévues à l’article 6.
    Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société.

Les autres entités visées à l’article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité concernée ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire.

Pour l’application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.

  • 4. Pour les personnes morales étrangères disposant en Belgique d’une succursale, les périodes suivantes sont prolongées de dix semaines :

1° en ce qui concerne les succursales d’une société étrangère, la période de sept mois visée aux articles 2:24, § 3, 2° et 3:20, § 1er, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations ;
2° en ce qui concerne les succursales d’une association dotée de la personnalité juridique valablement constituée à l’étranger, la période de sept mois visée aux articles 2:25, § 2, 2° et 3:50, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations ; et

3° en ce qui concerne les succursales d’une fondation valablement constituée à l’étranger, la période de sept mois visée aux articles 2:26, § 2, 2° et 3:54, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations.

Section 5. – Tenue des réunions des organes d’administration

Art. 8. Toute décision d’un organe d’administration collégial peut, nonobstant toute disposition statutaire contraire, être prise par consentement unanime de l’ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du Code civil.
Toute réunion d’un organe d’administration collégial peut, même en l’absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo. Pour ce qui concerne les organes d’administration dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul membre de l’organe d’administration dûment habilité ou toute autre personne désignée par l’organe d’administration en vertu d’une procuration.

Section 6. – Entrée en vigueur et application dans le temps

Art. 9. Le présent chapitre produit ses effets le 1er mars 2020. Le présent chapitre s’applique à toute réunion d’organe d’administration et d’assemblée générale à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n’a pas été tenue, et à toute convocation d’organe d’administration et d’assemblée générale envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020, ainsi qu’à toute période, visée à l’article 7, § 2 et § 4, commencée le 1er mars 2020.
Le présent chapitre ne s’applique pas aux réunions des organes précités qui ont eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l’entrée en vigueur du présent arrêté.